Jak być efektywnym? Porady eksperta.

2

Mój kolega, uzależniony od pływania i tenisa, mawiał ,,Jeżeli nie masz czasu na tenisa, to zmień pracę”. Nie znam statystyk, ale założę się, że takie podejście do tematu jest przywilejem nielicznych. Po prostu trzeba pogodzić pracę, życie rodzinne i TRENING. Kombinujemy – jak się da. Ja na przykład, żeby popływać, zamiast jechać samochodem, biegam na basen i z basenu. Zgadzamy się z tym, że w sporcie, oprócz objętości treningu, kluczowa jest technika. To ona pozwala łatwiej osiągać więcej. Czy to samo możemy uzyskać w pracy? Czy jest coś takiego jak technika pracowania? Jako trenerzy PEP® organizacji, która codziennie pomaga tysiącom ludzi na świecie podnosić efektywność, jesteśmy przekonani, że tak. Bycie bardzie efektywnym w pracy, równa się załatwianiu tych samych spraw szybciej i łatwiej. Co dostajemy w zamian? Oczywiście więcej czasu na trening i dla bliskich. Doba nie jest z gumy, ale jest jak pomarańcza, którą możemy wycisnąć bardziej.

Chcę zaproponować Wam cykl porad. Jeżeli się spodobają – super. Dzisiaj reguła 4Z. Stosujemy ją po to, aby oszczędzać czas na każdej sprawie, którą chcemy załatwić. To trochę jak trzymanie się optymalnej trasy w czasie jazdy rowerem lub biegu na trudnym odcinku (wąsko na zakrętach i bez pozdrawiania publiczności – szkoda czasu i energii).  Suma zaoszczędzonych sekund może przekroczyć Twoje oczekiwania. Ważne: jeżeli wprowadzasz nawyk załatwiania spraw ,,OD RAZU”, to eliminujesz nawyk ,,odkładania spraw na potem”.

Reguła 4Z – postaraj się w tym tygodniu zastosować ją dla każdej sprawy, która do Ciebie trafi, lub którą chcesz się zająć:

ZRÓB – jeżeli sprawa jest krótka i nie zabiera dużo czasu, a jeśli wymaga tylko przechowania, zarchiwizuj ją OD RAZU we właściwym miejscu.
ZAPLANUJ –  jeżeli nie możesz zająć się daną sprawą OD RAZU to OD RAZU określ konkretną datę  w kalendarzu)
ZLEĆ – jeżeli sprawą może zająć się inna osoba. Zapisz wtedy w kalendarzu, kiedy sprawdzisz, czy zlecone zadanie jest wykonywane.
ZNISZCZ – jeżeli sprawa nie jest dla Ciebie ważna.

W ten sposób zawsze załatwienie każdej sprawy doprowadzisz do końca. Nie odkładaj spraw na „święte nigdy” lub do ponownego rozpatrzenia nie wiadomo kiedy. To właśnie jest ODKŁADANIE. Nawyk odkładania jest źródłem zaległości i złodziejem czasu. Postępuj tak ze wszystkimi sprawami, które napotkasz. Rezultat może być dla Ciebie miłym doświadczeniem.

 

Przykład oparty o komunikację mailową:
Otrzymujesz mailem ofertę na zakup nowego roweru od firmy XYZ. Temat jest ciekawy, ale nie podjąłeś decyzji o zakupie, myślałeś o nowym sprzęcie jednak bez konkretów.
Czego według zasady 4 Z nie wolno robić:

1. Nie wolno otwierać takiego maila, kiedy nie masz warunków do tego, aby coś z nim zrobić (np. w czasie zebrania lub obiadu ze znajomymi). To tylko zaśmieca Twoją uwagę, a i tak będziesz musiał przeczytać go jeszcze raz. Nic nie zyskasz, a stracisz czas i uwagę na innych sprawach.

2. Jeżeli jednak już czytasz maile to nie wolno Ci go otworzyć i zamknąć z myślą – „Ciekawe, ale teraz się tym nie zajmę, zrobię to potem”. To typowy nawyk odkładania powodujący, że niezałatwione sprawy mnożą się, zapełniając twoją skrzynkę mailową i głowę.

 

Co powinieneś zrobić OD RAZU po otwarciu maila?

•    Zrób – jeżeli oferta spełnia Twoje potrzeby, to po prostu dokonaj zakupu.
•    Zaplanuj – jeżeli chcesz się tym zająć potem, to podejmujesz decyzję, że wrócisz do tematu za np. 3 miesiące ( konkretnie 14 kwietnia 2013). Wtedy odpowiadasz na mail, że prosisz o kontakt za 3 miesiące, a u siebie w kalendarzu wpisujesz datę, kiedy ponownie się tym zajmiesz. Do terminu w kalendarzu warto dołączyć dane osoby, która wysłała Ci ofertę, wtedy nie będziesz musiał ich szukać. Możesz założyć folder Rower i tam zbierać wszystkie informacje. Dobrze jest też w tym terminie zaplanować np. 1 godzinę na podjęcie decyzji i sprawdzenie wszystkich danych.
•    Zleć – jeżeli sprawa Cię interesuje i masz taką możliwość, aby ją delegować np. asystentce, to przesyłasz ten mail do asystentki z wyraźną instrukcją, co ma zrobić, oraz z wyznaczeniem terminu. Termin wpisujesz w kalendarzu aby sprawdzić, czy zadanie jest wykonane oraz rezerwujesz sobie czas na jej sprawdzenie (decyzję zawsze podejmujemy OD RAZU!) .
•     Zniszcz – jeżeli zdecydowałeś po otwarciu maila, że jednak temat Cię nie interesuje i nie będziesz się nim zajmował, to po prostu usuń go. Oczywiście grzecznie jest odpowiedzieć, że temat Cię nie interesuje.

Za każdym razem usuwaj mail ze swojej skrzynki odbiorczej. Z czystą skrzynką żyje się łatwiej, ale o tym w innym odcinku.

 

 

Bartłomiej Sołowiej
PEP®WORLDWIDE – POLAND
[email protected]

Podoba Ci się jak i o czym piszemy?     
Redaktor Naczelny Akademii Triathlonu. Triathlon uprawiam amatorsko od 2009 roku. Startuję głównie na dystansach Ironman 70.3 oraz Ironman. Moje rekordy życiowe to 4h 30 minut w IM 70.3 Haugesund w Norwegii i 10h w pełnym Ironmanie w Kopenhadze. Od 2016 roku jestem również redaktorem naczelnym Business Insider Polska, serwisu biznesowo-informacyjnego, który w ciągu 3 lat od pojawienia się na rynku stał się drugim najpopularniejszym serwisem biznesowym w Polsce i pierwszym z rodziny Business Insidera w Europie. Miesięcznie czyta go około 6 mln unikalnych użytkowników. W Business Insider i Onet.pl prowadzę program „Na Czasie” W latach 2001 - 2016 byłem dziennikarzem radiowym i telewizyjnym. Pracowałem m.in. w Radiu TOK FM, jako zastępca redaktor naczelnej, szef informacji, prowadzący "Poranek TOK FM”. Przez 6 lat byłem związany z TVN24, gdzie prowadziłem magazyn "Polska i Świat”. Byłem również gospodarzem takich programów jak: "Magazyn 24 godziny", "Cały ten świat", "Serwisy informacyjne". 8 listopada 2018 roku, na rynku ukazała się moja pierwsza powieść biograficzna pt.: "Najlepszy. Gdy słabość staje się siłą", która po miesiącu wskoczyła na listę bestsellerów Empiku. Do dziś sprzedano ponad 50 tysięcy egzemplarzy. Książka opowiada o losach Jerzego Górskiego - legendy polskiego triathlonu.

2 KOMENTARZE

  1. Podoba mi się zasada jednego „z” moje dzieci ją stosują z upodobaniem. Tak to prawda efektywność to Trudna sztuka powtarzania prostych czynności. A co do tri to zawsze miałem słabość do wszystkich trzech dyscyplin ale uprawiałem je oddzielnie. Rower jeszcze wisi w grażu na ścianie ale to kwestia pogody :)Myślałem że tri jest za trudny ale Akademia Triathlonu pokazuje że wcale tak nie musi być, więc pewnie zobaczymy się gdzieś na starcie.

  2. Cześć Bartku! Miło Cię „widzieć” na AT, tak myślałem, że to tylko kwestia czasu:)
    Niestety najprostsze rozwiązania są najtrudniejsze do wprowadzenia w praktyce. Na co dzień prześladuje nas zasada jednego „Z” – „za raz zrobię”.
    Czyżby Twoje zamiłowanie do długich biegów przeradzało się w zamiłowanie do tri?:)

ZOSTAW ODPOWIEDŹ

Please enter your comment!
Please enter your name here