Z cyklu „Porady dla zabieganych”.

– Co słychać?

– Zarobiony jestem…

Bardzo często właśnie tak zaczynają się rozmowy dwóch bardzo zapracowanych i zajętych osób. W naszych poradach dotyczących efektywności uczymy, jak radzić sobie z nadmiarem obowiązków, jak gospodarować czasem i układać grafik pracy i odpoczynku zgodnie z własnymi potrzebami. Co wybrać, aby było sprawniej i nie biegać z pustą taczką? Robić kilka rzeczy naraz czy każdą po kolei. Dwa lata temu brałem udział w jednym z biegów w ramach przygotowań do Maratonu Warszawskiego. Na 15-tym kilometrze wyprzedziło mnie dwóch facetów (cóż zawsze znajdą się młodsi, sprawniejsi i bogatsi). W pewnym momencie w kieszeni jednego z nich zadzwoniła komórka. Biegacz odebrał ją i wydyszał …Pani Krysiu oddzwonię potem bo jestem na treningu….Cóż biznes nie lubi czekać pomyślałem. Ludzie dzielą się na dwie grupy. Na tych z podzielną uwagą i na tych drugich. Oczywiście ci pierwsi są lepsi z definicji, czyli ty do mnie mów, a ja w międzyczasie będę czytał maile, bo mam to coś czego tobie brakuje czyli podzielną uwagę. Jak jest naprawdę?

W styczniu 2013 roku opublikowano badanie ,,Who multitasks and why…” Sanbonmatsu, Strayer. Badanych podzielono na dwie grupy:
1.    Tych którzy lubią robić kilka rzeczy na raz,
2.    Tych którzy nie robią kilku rzeczy na raz,
Następnie zapytano uczestników, czy uważają, że mają talent do wielozadaniowości. Ci z pierwszej grupy oczywiście ocenili się wyżej od tych z drugiej. Obie grupy zbadano obiektywnymi testami mierzącymi pamięć, koncentrację, skłonność do ulegania impulsom itd. I co się okazało? Okazało się, że skłonność do wielozadaniowości mają Ci, którzy są do niej mniej predysponowani. Wielozadaniowość nie jest często racjonalnym wyborem, ale skutkiem zaburzeń koncentracji i uwagi, które potem sami racjonalizujemy.  Jeżeli więc lubisz robić kilka rzeczy na raz, to zastanów się, czy to wybór czy skutek.  Co robić, aby poprawić koncentrację, popełniać mniej błędów, kończyć zadania, nie wychodzić z pracy z obłędem w oczach i mieć więcej czasu na trening? Sposoby są banalne, ale skuteczne.

1. Popraw koncentrację poprzez uporządkowanie otoczenia. Największym nieprzyjacielem człowieka w biurze jest bałagan na  biurku i jego okolicach. Wszelkie zalegające sprawy i bibeloty przypominają nam z reguły akurat nie o tym, na czym się chcemy skupić. Poza tym, małe zalegające problemy lubią urastać do dużych kłopotów. Systematycznie opróżnij biurko ze wszystkich papierów i dokumentów, załatwiając każdą sprawę według reguły 4Z, o której pisałem poprzednio.

2. Masz w swoim programie pocztowym włączony ,,dymek” że przyszedł kolejny mail. Wyłącz go. To jest zwykły gadżet. Zawsze kiedy się ,,dymek” pojawia, odwraca Twoją uwagę od tego, czym akurat się zajmujesz. Tracisz skupienie i czas.

3. Ogranicz to, co ci przeszkadza, np. wycisz telefon, wyłącz radio, zamknij FB, powieś na drzwiach kartkę ,,nie teraz proszę”, włóż słuchawki do uszu, jeżeli pracujesz w open space jako sygnał ,,..i tak cię nie słyszę, więc nie opowiadaj mi, co było wczoraj w kinie…”

4. Masz otoczenie obwieszone kartkami samoprzylepnymi, to oznacza jedynie, że jesteś ofiarą marketingu producentów tych kartek. Takie kartki z reguły wiszą tak długa, jak trzyma klej, a potem opadają jak jesienne liście.

5. Pracuj w blokach czasowych do 90 minut. Robisz jedną rzecz, kończysz, odkładasz na miejsce lub archiwizujesz w komputerze i sięgasz po kolejną.

6. Rezerwuj czas na sprawdzenie kto dzwonił oraz odsłuchanie poczty. Z reguły nie musisz być non stop on-line, chyba że pracujesz w pogotowiu czy straży pożarnej.
Jeżeli uważasz, że to niemożliwe bo….muszę być stale pod mailem, bo muszę być stale pod telefonem, bo muszę mieć drzwi otwarte dla wszystkich, bo facet nie wie, o czym pisze, to …spróbuj tak jak z treningiem, czyli po kawałku, przecież nikt nie staruje od razu w Ironmanie. Zafunduj sobie godzinę skupienia i zobacz, czy system działa. Jeżeli rezultaty będą obiecujące to zwiększaj dawkę. ZRÓB TO OD RAZU.

Bartłomiej Sołowiej
PEP®WORLDWIDE – POLAND
[email protected]